Villkor – Affärsresebyrån by K3 Travel

K3 Travel AB (nedan kallat K3 Travel) tillhandahåller tjänsten Affärsresebyrån (nedan kallat Affärsresebyrån) för resande företag (nedan kallat Företaget).

1. Allmänt om tjänsten

Affärsresebyrån erbjuder en helhetslösning för tjänsteresande, skräddarsytt efter Företagets behov. Affärsresebyrån erbjuder tjänster för att boka, administrera och få kontroll på företags och organisationers alla resor.

2. Avtal och villkor

Avtalet jämte dessa villkor blir bindande när Företaget signerat avtalet. Därigenom godkänner Företaget dessa särskilda villkor, villkor för GDPR samt prislista.

Avtalet jämte dessa villkor kallas nedan gemensamt för Avtalet.

3. Parternas åtaganden

• K3 Travel skall fortlöpande verka för att de mest effektiva och för Företagets mest fördelaktiga alternativen väljs. Detta med beaktande av Företagets resepolicy.
• K3 Travel åtar sig att genom ett aktivt reseplanerande skapa förutsättningar till betydande besparingar för Företaget.
• K3 Travel leder och planerar utförandet av avtalade tjänster i samråd med Företaget.
• K3 Travel skall hålla sig uppdaterad på förändringar av säkerhetsläge och annat som är relevant för genomförandet av de avtalade tjänsterna.
• K3 Travel skall vidare upprätta och administrera företags- samt resenärsprofiler i boknings- och distributionssystem för Kunden och dess resenärer. I dessa profiler lagras information som underlättar exekveringen av såväl Företagets egna självbokningar som resebeställningar hos K3 Travel´s bokningsservice, så att de krav och önskemål som Företaget och den enskilde resenären har på en resa uppfylls.
• Företaget skall kostnadsfritt och utan dröjsmål tillhandahålla K3 Travel korrekt och fullständig information som erfordras för genomförande av de avtalade tjänsterna.
• Företaget skall informera K3 Travel om sin, vid var tid gällande resepolicy
• Företaget skall till K3 Travel auktorisera vilka personer inom företaget som äger rätt att boka och beställa avtalade tjänster.
• Företaget är ansvarig att kontrollera att stavning av namnet i bokning, bekräftelse och biljett stämmer överens med stavning av namnet i passet.

Om Företaget inte meddelar K3 Travel fel i bokningsbekräftelse och/eller i flygbiljett, som Företaget upptäckt eller borde ha upptäckt, ansvarar inte K3 Travel för skada som uppstår till följd av detta.

K3 Travel skall, på Företagets begäran och om så är möjligt, korrigera felaktiga uppgifter. Företaget är ansvarig för att den e-postadress som angivits är korrekt och skall omgående kontakta K3 Travel om inte bokningsbekräftelsen kommer inom några minuter vid bokning. Företaget är vidare ansvarig för att kontrollera färdhandlingar samt flygbolagens villkor för sin resa som är levererat av K3 Travel.

K3 Travel kan behöva kontakta Företaget till exempel vid ändringar i den köpta flygresan. Företaget är skyldig att lämna korrekta kontaktuppgifter såsom telefonnummer och e-postadresser. Företaget är även skyldig att löpande kontrollera om man har mottagit meddelanden från K3 Travel.

K3 Travel ansvarar inte för eventuell skada som uppkommer för Företaget vid ändring i den köpta flygresan om K3 Travel på ett korrekt sätt har meddelat resenären om ändringen.

Företaget är ansvarig för att ta reda på vad som gäller i fråga om pass, visum, vaccinationer, intyg osv. som krävs för resan.

4. Personuppgifter

K3 Travel följer kraven i dataskyddsförordningen även kallad GDPR (General Data Protection Regulation).

K3 Travel behandlar alla sina kunder, samarbetspartners, leverantörer, och medarbetares personuppgifter enligt dataskyddsförordningen och med största respekt för den personliga integriteten.

För mer information om hur K3 Travel behandlar personuppgifter se: www.k3travel.se/villkor-och-policy/integritetspolicy

Båda parterna är var för sig ansvarig för att samtliga personuppgifter eller annan känslig information behandlas i enlighet med tillämpliga lagar samt att tillämpliga regler följs i enlighet med GDPR.

5. Bokning/beställning

Bokningar till K3 Travel kan göras via telefon eller e-post. K3 Travel´s bokningsservice är tillgänglig måndag-torsdag kl. 08–17 och fredagar kl. 08-16. Lunchstängt kl. 12-13. Om Företaget har behov finns möjlighet att teckna separat avtal för 24-timmars service. Service utanför ordinarie kontorstider medför att ett extra arvode tas ut enligt avtalad prislista.

System för självbokning erbjuds vid förfrågan.

6. Grupp och konferens

K3 Travel tillhandahåller grupp- och konferensarrangemang. Arvoden för dessa tjänster offereras separat vid varje enskilt tillfälle.

7. Leverans

Leverans av biljetter och annan dokumentation sker via elektronisk biljett och elektronisk korrespondens, där så är möjligt. Alternativa leveranssätt kan på förfrågan från Företaget tillhandahållas av K3 Travel.

I de fall extra kostnader uppkommer på grund av en av kunden vald leveransmetod kommer dessa vidarefaktureras till Företaget. Om extra kostnader uppkommit för leverans på grund av fel hos K3 Travel så står K3 Travel för dessa kostnader.

Dokumentation som ingår i beställningen är minst, men inte endast; biljetter, kompletta resplaner, adress och telefonnummer till hotell, hyrbilsfirmor.

8. Ansvar

K3 Travel förmedlar affärsresetjänster, uteslutande i egenskap av bokningsagent, för leverantörer av dessa tjänster. K3 Travel ansvarar inte för utebliven leverans där leverantör på något sätt felat. Vid utebliven leverans av förbetald resetjänst, oavsett orsak, biträder K3 Travel Företaget i samband med reklamationer.

9. Justering av priser

K3 Travel reserverar sig för eventuella ändringar av priser som följd av höjning av statliga pålagor och skatter. K3 Travel förbehåller sig rätten att ändra priset beroende på ändrade valutakurser, nya eller höjda avgifter eller tillägg (såsom bränsletillägg) som tillkommit efter denna tidpunkt.

I vissa länder kan det tillkomma lokala avgifter och skatter som skall betalas i lokal valuta. Sådana skatter och avgifter ingår inte i biljettpriset.

10. Avbeställningsskydd och reseförsäkring

I flygresans pris ingår inte avbeställningsskydd. Avbeställningsskydd tecknas separat och måste tecknas senast i samband med att resan bokas. I resans pris ingår inte reseförsäkring, detta måste tecknas separat.

11. Force majeure

K3 Travel ansvarar inte för fel, dröjsmål eller annan skada som beror på lagbud, myndighetsåtgärd eller -föreläggande, krigshändelse, strejk, naturkatastrof, större utbrott av allvarlig sjukdom eller annan liknande omständighet eller händelse som ligger utanför K3 Travel’s kontroll.

Inte heller ansvarar K3 Travel för eventuella skador som beror på underleverantörs bristande utförande av resetjänst, till exempel skador på grund av inställda eller försenade flyg.

12. Sekretess

Parterna är överens om att innehållet i avtalet skall behandlas konfidentiellt. Part skall inte äga rätt att utan skriftligt samtycke från andra Parten lämna information om eller i övrigt avslöja avtalets innehåll, annat än vad som är påkallat för fullgörandet av avtalets bestämmelser.

13. Tvist

Tvist rörande avtalet ska avgöras enligt svensk domstol, med tillämpning av svensk rätt.